Quicktipp: Seitenlayout verwenden – Kosten sparen
Schluss mit umständlichen Einstellungen – verwenden Sie das Seitenlayout!
(Bilder: pixabay)
In Unternehmen gibt es häufig eine Vorschrift für das optische Auftreten nach außen – ein sogenanntes Corporate Design. Schriftarten, -größen und -farben, Seitenränder in Briefvorlagen und Logoplatzierungen – alles ist definiert. Wer will sich da schon die aufwändige Arbeit machen, jedes Mal all diese Einstellungen beim neuen Erstellen eines Dokumentes händisch anzulegen? Glücklicherweise gibt es für genau diese Aufgabenstellung eine Funktion in MS WORD. Sie nennt sich “Seitenlayout”.
Das Seitenlayout spielt vor allem bei Dokumenten eine große Rolle, die durch ständige Aktualisierung im regelmäßigen Schriftverkehr genutzt werden. Solche Dokumente werden häufig auch an externe Übersetzungsunternehmen herausgegeben. Mithilfe der voreingestellten Seitenabstände und Einzüge wird der Einsatz von überflüssigen Absatzmarken und Tabulatoren vermieden – was dann ein kostensparender Vorteil bei der Weitergabe an externe Übersetzungsbüros ist.
Und so richten Sie ein Seitenlayout ein
Öffnen Sie das Textverarbeitungsprogramm MS WORD (Version 2010). Klicken Sie im Menü auf den Reiter „Seitenlayout“ und öffnen Sie dieses.
Unter der Option „Seitenränder“ können Sie den Seitenabstand des Dokumentes einstellen. Wählen Sie dazu „Benutzerdefinierte Seitenränder“ aus. In der Regel sind die Standard-Werte für Word-Dokumente bereits voreingestellt.
Wenn diese Abstände immer gelten sollen, weil es zum Beispiel Ihr Corporate Design ist, können Sie mit einem Klick auf den Button „als Standard festlegen“ diese Einstellung für alle neu geöffneten Dokumente festlegen. Unter dem Reiter „Layout“ können Sie zudem Kopf- und Fußzeilen einstellen.
Bestätigen Sie die eingestellten Werte mit „OK“. Das Dokument wird nun mit den vorgegebenen Maßen eingestellt. Speichern Sie das so erstellte Seitenlayout als Vorlage ab – Sie können es jedes Mal als Grundlage für Ihren nächsten Schriftsatz nutzen.
Legen Sie sich ein Dokument an, in dem Sie alle Einstellungen einmalig vornehmen. Betten Sie in diesem auch im Kopf- und Fußzeilenbereich alle benötigten Angaben, wie Anschrift, Logos usw. ein und speichern Sie es sich als Vorlage ab. Dies kostet zwar einmalig ein wenig mehr Zeit, spart Ihnen dafür aber jedes Mal Aufwand, wenn Sie ein neues Dokument anlegen. Wenn man überlegt, wie häufig das allein pro Tag der Fall ist, lohnt sich dieser einmalige Aufwand auf jeden Fall!
Seitenlayout eingestellt: Kosten gespart!
Wenn Sie das Seitenlayout eingestellt haben, spart das Absatzmarken und harte Umbrüche, welche den Aufwand bei den Formatierungen für Übersetzungen in die Höhe schrauben. An dieser Stelle sparen Sie bares Geld!
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