PDF-Dateien übersetzen – So geht das!

Immer wieder hören wir diese Frage: PDF-Dateien übersetzen – geht das? Viele Unternehmen arbeiten und verschicken vermehrt PDF-Dokumente, um eine Veränderung von Textinhalten und sensiblen Daten zu verhindern. Gehen diese Dateien an ein externes Übersetzungsunternehmen, steht dieses vor dem Problem, das Dokument nicht bearbeiten zu können. Die verwendete Analyse-Software kann nicht den Text im Dokument erfassen und analysieren.

Was tun bei PDF-Dateien?

Das Übersetzungsunternehmen hat nun vier Möglichkeiten:

1. Den Inhalt herauskopieren -> eine Nachformatierung ist notwendig
2. Den Inhalt von Hand abtippen
3. Als Word-Dokument abspeichern – sofern es sich um den Inhalt der PDF nicht um einen Scan handelt -> eine Nachformatierung ist notwendig
4. Die PDF in eine Software einbinden -> die Software wandelt die PDF mit Hilfe OCR-Erkennung in eine bearbeitbare Datei um, die allerdings nachformatiert werden muss, um ein korrektes Analyse-Ergebnis zu erhalten

Das ist zu viel Vorbereitungszeit?

Die optimale Lösung wäre natürlich eine Anfrage beim Kunden mit der Bitte um Zusendung eines bearbeitbaren Dokuments wie Word oder Excel. Ist dies nicht möglich, bleibt nur der Biss in den sauren Apfel.
Handelt es sich bei der PDF-Datei um einen Fließtext, hält sich die Nacharbeit in Grenzen. Dann müssen im Normalfall nur die Absatzmarken entfernt werden, die durch das Rauskopieren des Textes in die Datei gerutscht sind. Werden die Absatzmarken nicht entfernt, teilt die Analyse-Software einen Satz in mehrere Segmente. Übersetzungsfehler sind vorprogrammiert.
Kritischer sind PDF-Dateien mit Grafiken, Legenden und Diagrammen. Sie können nur bedingt herauskopiert werden. Selbst beim Abspeichern als RTF-Datei ist eine extreme Nacharbeit notwendig, da diese Texte als Textfelder angelegt werden – oft auch mit Positionsrahmen. Die Textfelder erfasst die Analyse-Software nicht -> die Analyse wird ungenau.

Und nun?

PDF-Dateien haben nach wie vor den Nachteil oder auch Vorteil, nicht formatierbar zu sein. Deshalb werden sie nicht bevorzugt von Übersetzungsunternehmen bearbeitet.
Um den Aufwand und die Kosten so gering wie möglich zu halten, sollten Sie versuchen, das Originaldokument in Form einer bearbeitbaren Datei zu organisieren. Ist das nicht möglich, speichern Sie die PDF-Datei als Word- bzw. RTF-Datei ab. Vergessen Sie nicht, diese Datei noch einmal grob durchzuformatieren und auf Vollständigkeit zu prüfen.
Bei einer umfangreicheren PDF-Datei ist es sinnvoller, den Inhalt rauszukopieren und die Datei als Word-Dokument neu anzulegen.

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(Bild: © vector_master / Fotolia)