Dateibearbeitung bei Übersetzungen
Moderne Textanalyse-Software ist inzwischen in der Lage, auch anspruchsvolle Formate wie InDesign, PDF-Dateien oder FrameMaker-Dateien ohne umständliche Konvertierung in andere Dateiformate zu verarbeiten. Da auch bei diesen Formaten der Text in Segmente umgebrochen wird, ist eine optimale Vorbereitung, ähnlich wie bei Word-Dokumenten, unabdingbar. Damit können die Übersetzungskosten gering gehalten werden.
Vorbereitung von Excel-Dateien
Excel-Dateien haben einen großen Nachteil: Die in der Datei eingesetzten Formate sind im XLS-Format nicht für jeden Nutzer sofort sichtbar. Dabei beeinflussen manuelle Zeilenumbrüche, Absätze oder auseinander gerissene Sätze maßgeblich die Analyse des Textes.
So sieht es in der Textanalyse-Software aus:
Der zu übersetzende Text muss unbedingt in einer Zelle stehen, um von der Software als vollständiger Satz erkannt zu werden.
So sollte es aussehen:
So sieht es in der Textanalyse-Software aus:
Hinweise bei der Verwendung von XLS-Dateien:
- Trennen Sie nicht Sätze in verschiedene Zeilen bzw. Zellen!
- Vermeiden Sie, wenn möglich, manuelle Zeilenumbrüche. Nutzen Sie stattdessen den automatischen Zeilenumbruch von Excel. Sie finden diese Funktion unter dem Reiter „Start“ in der Gruppe „Ausrichtung“.
- Arbeiten Sie in Excel auf keinem Fall mit Textfeldern. Diese werden unter Umständen nicht richtig von der Textanalyse-Software erkannt.
Vorbereitung INDD- und FrameMaker-Dateien
Ähnlich sieht es bei der Vorbereitung von INDD- und FrameMaker-Dateien aus. Auch hier ist es wichtig, dass Sätze nicht durch Absatzmarken getrennt werden. Überflüssige Tabulatoren und Umbrüche sollten entfernt werden, um eine Verfälschung des Textes in der Textanalyse-Software zu vermeiden. Wie in Word empfiehlt sich auch hier die Arbeit mit Einzügen.
Ebenfalls wichtig ist es zu prüfen, ob die in den Dateien enthaltenen Grafiken bearbeitet werden können. Handelt es sich hier um Grafiken, die nicht bearbeitet werden können, wird der Text nicht für die Übersetzung herausgezogen und fehlt. Eine Nachübersetzung wird notwendig und der Liefertermin der Übersetzung verzögert sich. Es geht wertvolle Zeit verloren.
Darauf sollten Sie achten:
- Trennen Sie die Sätze nicht durch Absatzmarken. Bei beiden Programmen springt der Text automatisch auf die nächste Zeile über, wenn die vorhergehende Zeile endet.
- Verwenden Sie statt Tabulatoren lieber den Einzug!
- Legen Sie Legenden für nicht bearbeitbare Grafiken an bzw. bereiten Sie die Grafiken so vor, dass der Text bearbeitbar ist
Sie haben Lust auf noch mehr Tipps zum Umgang mit WORD? Dann lesen Sie doch unsere Hinweise zur einfachen und korrekten Verwendung von Einzügen! Außerdem zeigen wir Ihnen wie man Inhaltsverzeichnisse ganz unkompliziert automatisch erstellen kann und wie man dem Textverarbeitungsprogramm die Silbentrennung überlassen kann. Schauen Sie gelegentlich auf unserem Blog für weitere Quicktipps vorbei, denn die Sammlung erweitert sich stetig!
(Bilder: screenshots, pixabay)