Kosten sparen bei Übersetzungen dank Fachsoftware

Textanalyse-Software und Translation Memory – ein tolles Team

• Was leistet moderne Textanalyse-Software?
• Was macht Translation Memory so besonders?
• Wie arbeitet das Übersetzungsbüro damit?

Moderne Textanalyse-Software für schnellere Übersetzungen gehört heute zum selbstverständlichen täglichen Arbeitswerkzeug eines Übersetzers und spart für den Kunden nicht nur Zeit. Es hilft auch Kosten sparen bei Übersetzungen und bringt eine ganze Reihe andere Vorteile mit. Erste Translation Memorys kamen bereits 1970 auf. Dennoch kam der eigentliche Durchbruch erst zehn Jahre später. Heutzutage arbeiten vor allem größere Unternehmen, welche regelmäßige Übersetzungen durchführen mit der praktischen Software als Unterstützung. Außerdem ist es bereits seit mehreren Jahren üblich, dass Übersetzungsunternehmen und freiberufliche Übersetzer mit sogenannten Translation Memorys, auch Übersetzungsdatenbanken genannt, arbeiten.

Was genau ist ein Translation Memory?

Ein Translation Memory (TM) ist eine Datenbank, die Ihre Übersetzung in Einzelstücken, sogenannten Segmenten, abspeichert. Das können Sätze, Aufzählungen, Überschriften etc. sein, die vorher übersetzt wurden. Die Software speichert dabei den Ausgangstext und dessen entsprechende Übersetzung in den sogenannten Übersetzungseinheiten. Kommt es erneut zu einer Übersetzung eines anderen Textes, kann man sich dieser Entsprechungen bedienen. So erhält man auch eine gleichbleibende Terminologie.

Was sind die Aufgaben einer Textanalyse-Software?

Der Begriff „Textanalyse-Software“ lässt vermuten, dass es sich hierbei um ein Übersetzungsprogramm handelt, das selbständig und automatisiert die Übersetzungen übernimmt.
Das ist aber (noch) Zukunftsmusik. Es handelt sich bei dieser Art Software lediglich um ein Tool, welches die vorliegenden Texte analysiert und bereits erfolgte Übersetzungen wiedererkennt.

Die Textanalyse-Software bricht den Text, der übersetzt werden soll, in einzelne Segmente auf. Danach prüft sie diesen Text auf Übereinstimmungen mit früheren Übersetzungen. Der Übersetzer entscheidet, ob er die angebotene Übersetzung so übernehmen kann. Ist dies nicht der Fall, fügt der Übersetzer seine Übersetzung in das zu übersetzende Segment ein und speichert sie als Übersetzungseinheit in der Datenbank ab. Bei künftigen Übersetzungen erscheinen diese manuell abgespeicherten Übersetzungseinheiten bei Übereinstimmungen als Übersetzungsvorschlag. Bereits erkannte Wortsegmente oder gar Sätze werden übrigens mit einem geringeren Wortpreis berechnet. So können Sie als Kunde Kosten sparen bei Übersetzungen, denn für den Übersetzer senkt es den Aufwand, während die Terminologie gleichbleibend hochwertig bleibt.

Wozu eignet sich Textanalyse-Software?

Der Einsatz von Translation Memorys empfiehlt sich am ehesten für Texte, in denen sich der Inhalt oft wiederholt, zum Beispiel technische Anleitungen. Werden diese überarbeitet, bleibt der grundlegende Inhalt oft nahezu gleich, und nur ein geringer Anteil neuer Text wird hinzugefügt. Wäre es nicht großartig, wenn nur der neu hinzugekommene Text übersetzt werden würde? Textanalyse-Software macht das möglich! So werden Sie auch Kosten sparen können, wenn Übersetzungen zum Beispiel bei häufigen Versionierungen anstehen.

Welche Rolle spielt die Software in einem Übersetzungsunternehmen beim Kostensparen bei Übersetzungen?

Hat ein Unternehmen keine eigene Dokumentations- oder Übersetzungsabteilung, ist es nach wie vor bei Übersetzungen seiner Dokumente auf externe Übersetzungsunternehmen angewiesen. Diese arbeiten in der Regel mit moderner Textanalyse-Software und sind so in der Lage, effektiv, schnell und vor allem kostengünstig Übersetzungen für Unternehmen anzufertigen.

Der Ablauf

1. Nach Eingang der zu übersetzenden Dateien prüfen Projektmanager das Dokument auf nicht bearbeitbare Grafiken und Formatierungsfehler. Sie halten bei Bedarf Rücksprache und bereiten das Dokument für die Analyse mit der Textanalyse-Software vor. Die Analyse bestimmt den Umfang der Übersetzung. Schließlich liest die Software neben Wortzahl auch Wortwiederholungen und Teilwiederholungen, sogenannte Fuzzy Matches, aus. Das Angebot wird auf der Grundlage dieser Analyse kalkuliert. Hat der Kunde sich für eine Beauftragung entschieden, legen die Projektmanager ein Projekt für den Übersetzungsauftrag an und leiten es  zur Bearbeitung an den Übersetzer und später an den Lektor weiter.
2. Nach der Bearbeitung spielt der Projektmanager das übersetzte Dokument aus der Software heraus wieder in das ursprüngliche Ausgangsformat zurück (z. B. Word, Excel, PowerPoint, etc.) und prüft noch einmal die Formatierung. So hat der Auftragnehmer möglichst wenig Aufwand mit der Nachbereitung seiner Datei, denn dem Kunden wird die Übersetzung im gewünschten Endformat geliefert.
3. Es folgt die Rechnungslegung und der Abschluss des Projektes. Das Tool hat weitere Terminologie für den nächsten Auftrag gelernt.

Die unschlagbaren Vorteile für Ihr Unternehmen liegen auf der Hand: Dank moderner Textanalyse-Software und dem Translation-Memory können sogar umfangreiche technische Dokumentationen, Imagebroschüren oder Bedienungsanleitungen binnen kürzester Zeit qualitativ hochwertig übersetzt und für Sie als Kunden fertiggestellt werden. So können Sie als Kunde Kosten sparen bei Übersetzungen – und Zeit sowie Aufwand. 

Unser Tipp für Sie: Um die Vorteile der Textanalyse-Software optimal nutzen zu können, müssen die Texte übersetzungsgerecht vorbereitet werden. Lesen Sie dazu unsere Quicktipps. Diese verraten Tricks und Tipps zum Verbessern Ihrer Dokumente für die Verarbeitung in der Textanalysesoftware. So können auch Sie bei Übersetzungsaufträgen Kosten sparen.

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Unter: “Gute Trennung – Geringere Kosten!” finden Sie eine Erklärung wie man mittels dieser Option Aufwand spart und der Artikel: “Kosten sparen: Einzüge verwenden!” eröffnet Ihnen noch weiteres Einsparpotential.

(Bilder: pixabay)